Nota: framework aggiornato al 2026 su fonti pubbliche e prassi di categoria. Non è consulenza fiscale: per regime, tipologia di prestazione e scadenze dell’anno in corso confrontati con commercialista e Ordine. Le date citate sono indicative e possono cambiare.
Cos’è e perché conta nello studio
Il Sistema Tessera Sanitaria (STS / Sistema TS) è il canale attraverso cui i professionisti sanitari obbligati trasmettono allo Stato i dati delle spese sanitarie sostenute dai pazienti persone fisiche. Quei dati alimentano, tra l’altro, la predisposizione della dichiarazione dei redditi precompilata (detrazioni per spese sanitarie, quando spettano).
Per lo psicologo in libera professione non è un “extra da fare se resta tempo”: è un adempimento ricorrente che si appoggia sui documenti di spesa già emessi. Se le fatture sono disordinate, se manca il codice fiscale, se confondi anno di emissione e anno di pagamento, l’invio diventa un recupero di emergenza a gennaio — con stress e rischio di scarti.
In pratica, il Sistema TS chiede ordine su tre piani:
- Documento di spesa corretto (di solito fattura PDF/cartacea verso il paziente).
- Dati minimi coerenti (importo, date, CF salvo opposizione, tipologia, tracciabilità del pagamento dove richiesta).
- Trasmissione entro le scadenze, con esito/protocollo conservato.
Se uno dei tre pezzi manca, il problema non è “il portale”: è il processo dello studio. Un invio fatto bene nasce da una scheda paziente ordinata, da fatture allineate ai pagamenti e da una routine mensile — non da una notte prima della scadenza.
Chi è obbligato
In linea generale, rientrano nell’obbligo gli psicologi iscritti all’Albo che erogano prestazioni sanitarie a persone fisiche e documentano la spesa (fattura/ricevuta). L’obbligo è tipicamente indipendente dal regime fiscale (forfettario o ordinario): non è “solo per chi ha l’IVA”.
Controlla sempre il perimetro sul tuo caso:
- lavori solo clinico verso pazienti privati?
- emetti anche fatture a enti/aziende (B2B)?
- fai attività non sanitarie (docenze, alcune consulenze organizzative…)?
Il punto operativo: non tutte le fatture dello studio vanno al Sistema TS — ma molte di quelle “paziente + prestazione sanitaria” sì. In dubbio sulla natura della prestazione, non improvvisare il codice: chiedi al commercialista. Studio in presenza, videoconsulto o mix contano poco rispetto alla natura della prestazione: se è sanitaria e il destinatario è una persona fisica con documento di spesa, il ragionamento STS resta sul tavolo — salvo indicazioni diverse sul caso concreto.
Cosa inviare (e cosa no)
| Situazione tipica | Invio Sistema TS? | Nota |
|---|---|---|
| Prestazione sanitaria a PF, pagata | Di regola sì | Criterio di cassa |
| Fattura B2B (azienda/ente) | Di regola no | Altri canali (es. SDI) |
| Attività non sanitaria a privati | Spesso no / da qualificare | Verifica commercialista |
| Paziente si oppone al CF | Spesso sì, senza CF | Vedi opposizione |
| Fattura emessa ma non pagata | Di regola non nell’anno di sola emissione | Entra nell’anno del pagamento |
Dati tipicamente richiesti: identificativi del professionista, importo, date documento/pagamento, CF del paziente (salvo opposizione), tipologia di spesa, indicazioni su pagamento tracciato dove previste. I codici tipologia non sono etichette decorative: casi particolari (bonus, quote non detraibili) possono richiedere codici diversi. Non usare un “manuale da forum”: allinea i modelli col commercialista e al tracciato vigente.
Criterio di cassa e scadenze
Il criterio dominante è il criterio di cassa: conta l’anno in cui la spesa è pagata dal paziente, non solo la data di emissione della fattura.
- Fattura emessa a dicembre, pagata a gennaio → tipicamente nell’anno del pagamento.
- Emessa e saldata nello stesso anno → entra in quell’anno.
- Acconti/saldi in date diverse → allinea i pagamenti ai documenti, senza “somme mentali”.
Nel quadro recente è stato rafforzato un modello di invio annuale (scadenza tipicamente entro fine gennaio / primi giorni di febbraio dell’anno successivo, con slittamenti se il giorno cade di sabato/festivo). Esempi ricorrenti nelle sintesi di Ordini e fonti istituzionali: spese 2025 → primi giorni di febbraio 2026; spese 2026 → fine gennaio / inizio febbraio 2027, secondo i decreti ufficiali.
Regola operativa: non memorizzare una data “a orecchio”. Ogni anno verifica la scadenza ufficiale. Un rituale sostenibile: a fine mese (o ogni due mesi) controlli le spese pagate nel periodo, correggi CF/opposizione, poi trasmetti o metti in coda. A gennaio resta il residuo, non l’intero anno.
Opposizione del paziente e casi particolari
Opposizione all’uso del codice fiscale
Il paziente può esercitare l’opposizione nelle modalità previste. Operativamente, molte guide di categoria indicano che la spesa va comunque trasmessa omettendo il codice fiscale. Conserva traccia dell’opposizione secondo consulente e procedure del portale/gestionale.
Pazienti senza CF italiano / residenti estero
Non inventare workaround: segui le istruzioni aggiornate (spesso assimilate a flussi “senza CF”) e documenta la scelta.
Bonus e rimborsi parziali
Quando una parte della spesa è coperta da bonus/rimborso e una parte resta a carico del paziente, possono servire codici tipologia diversi o documenti distinti. Qui “fare di testa” costa più di una mail al commercialista.
Sistema TS ≠ fattura elettronica / SDI
È il punto che genera più confusione insieme alla precompilata.
| Pezzo | Ruolo | Tipico seduta privata |
|---|---|---|
| Fattura paziente (PDF/cartaceo) | Documento verso la persona | Sì — spesso senza SDI |
| SDI | Interscambio FE (B2B/PA…) | No per molte sanitarie a PF |
| Sistema TS | Dati spese sanitarie | Spesso sì, separato |
“Non passo dallo SDI” non significa “non invio al Sistema TS”. Approfondisci il dualismo PDF vs SDI nella guida sulla fatturazione elettronica per psicologi.
Checklist operativa nello studio
- Accreditamento al portale Sistema TS (o delega a intermediario/gestionale abilitato).
- Classifica ogni documento: sanitario a PF vs altro.
- Allinea pagamento (data e strumento) al documento.
- CF o opposizione registrati in scheda paziente.
- Tipologia spesa coerente con indicazioni del consulente.
- Archivio fattura + esito invio / protocollo (vedi anche documenti paziente).
- Cadenza: meglio invii periodici che un unico dump a gennaio.
- Prova di rettifica: sappi come correggi uno scarto prima della scadenza.
- Review mensile: fatture pagate non ancora pronte all’invio.
Se stai scegliendo lo strumento, affianca questa checklist a come scegliere un gestionale per psicologi.
Invio con gestionale (esempio Quimo + screenshot)
Un gestionale per psicologi non sostituisce il commercialista: riduce i passaggi tra seduta, fattura e adempimento. In Quimo l’obiettivo è tenere insieme pazienti, documenti di spesa e — dove previsto — il percorso verso il Sistema TS, così non ricopi anagrafiche su un portale separato a fine anno.
In prova gratuita verifica: collegamento/credenziali STS, selezione spese del periodo, anteprima, esito/storico, coerenza con scheda e documento.
Ecco il percorso tipico in Quimo, dal collegamento STS alla preparazione invio fino all’esito:
Nella prova ripeti il percorso con fatture di test: una “paziente pagata”, una “non ancora pagata”, una con opposizione CF (se supportata). Se confronti più prodotti, valuta non lo slogan “STS incluso”, ma i click tra fattura pagata e trasmissione, la gestione scarti e la chiarezza dello storico.
Vuoi ridurre i doppi inserimenti tra fatture e Sistema TS?
Prova Quimo gratis 30 giorni e verifica il flusso sul tuo modo di lavorare.
Errori frequenti
- Confondere SDI e Sistema TS — “non mando la FE” ≠ “non trasmetto le spese”.
- Usare l’anno di emissione invece della cassa.
- Inviare fatture B2B al Sistema TS “per sicurezza”.
- Saltare l’opposizione o inventare un CF.
- Accumulare tutto a gennaio senza controllo mensile.
- Non archiviare esiti e non saper gestire scarti.
- Codici tipologia a sensazione senza confronto col commercialista.
- Due tool scollegati con ricopiatura manuale continua.
Domande frequenti
Gli psicologi devono usare il Sistema Tessera Sanitaria?
In generale sì, se iscritti all’Albo e documentano prestazioni sanitarie a persone fisiche: trasmettono i dati di spesa al Sistema TS secondo le regole vigenti. Verifica sempre il tuo perimetro col commercialista.
Devo inviare anche le fatture non ancora pagate?
Di regola no per l’anno di sola emissione: conta il pagamento (criterio di cassa). Entreranno nell’anno in cui risultano pagate.
Se il paziente si oppone, non invio nulla?
Spesso l’invio resta dovuto senza codice fiscale, secondo le modalità previste. Conserva traccia dell’opposizione.
Sistema TS e fattura elettronica sono la stessa cosa?
No. Lo SDI riguarda l’interscambio delle fatture elettroniche; il Sistema TS trasmette i dati delle spese sanitarie. Approfondisci nella guida sulla fatturazione elettronica per psicologi.
Posso delegare l’invio al gestionale o al commercialista?
Sì, è una prassi comune (software abilitato o intermediario). Resta tua la responsabilità di dati corretti e di verificare esiti/scadenze.
Meglio invii periodici o un unico invio annuale?
La scadenza ufficiale può essere annuale, ma preparare e (se possibile) trasmettere lungo l’anno riduce errori. Un gestionale serve soprattutto a non partire da Excel a gennaio.